Bakan Yardımcısı Bakan a. Ömer Faruk YELKENCİ imzalı resmi yazıda ''Yurt dışına çıkan öğrencilere yönelik iş ve işlemlerde yaşanan sorunların giderilmesi ile ilgili Bakanlığımıza CİMER, MEBİM, e-posta ve telefon ile veya yüz yüze yapılan başvurulara istinaden Bakanlığımız e-Okul Yönetim Bilgi Sisteminde düzenleme yapılmasına ihtiyaç duyulmuştur.
Hâlihazırda; e-Okul Yönetim Bilgi Sisteminde kültürlerarası öğrenci değişim programları çerçevesinde bir eğitim ve öğretim yılını geçmemek üzere, önceden durumlarını belgelendirerek yurt dışında öğrenim görmek için okuldan ayrılan öğrenciler için "Yurt dışına çıktı (Kültürler Arası Değişim Programı - OÖKY Md.28)" nedeni, diğer nedenlerle yurt dışına çıkan öğrenciler için ise "Yurt dışına çıktı" nedeni seçilerek kaydetme işlemi, Millî Eğitim Bakanlığı Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği ve Millî Eğitim Bakanlığı Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda yapılmaktaydı.
Yurt dışına çıkan öğrencilerin işlemlerinin düzenli bir şekilde yapılabilmesi ve durumlarının daha detaylı izlenebilmesi için söz konusu ekranda; kültürlerarası öğrenci değişim programları çerçevesinde yurt dışına giden öğrenciler için "Gittiği Ülke, Gidiş Tarihi, Dönüş Tarihi ve Açıklama" bilgileri girilecek şekilde; diğer nedenlerle yurt dışına giden öğrenciler için ise yukarıdaki bilgilere ek olarak "Anne/Babanın Resmî Görevi, Anne/Babanın Yurt Dışında Yaşaması (Taşınma), Burslu Okuma, Dil Okulu, Sağlık" nedenleri belirtilebilecek şekilde düzenlemeye gidilmiştir.
Bu kapsamda; çeşitli nedenlerle yurt dışına çıkmak üzere Bakanlığımıza bağlı her kademe ve türdeki okul idarelerine başvuracak öğrencilerden yurt dışına çıkış nedeniyle ilgili bilgi ve belgelerin eksiksiz olarak teslim alınması, bu belgeler için EBYS üzerinden evrak tarihi ve sayısı oluşturulması, belgelerin birer nüshasının öğrencilerin öğrenim gördükleri okullarda arşivlenmesi, e-Okul Yönetim Bilgi Sistemi - Öğrenci İşlemleri - Öğrenci Dosya Bilgileri - Öğrenci Ayrılma İşlemleri - Öğrenci Kayıt Durumu Değişiklikleri ekranına okul idarelerince evrak tarih ve sayısı ile birlikte yukarıda belirtilen tüm bilgilerin titizlikle, zamanında ve eksiksiz olarak girilmesi, bu kapsamdaki öğrencilerin yurt dışına çıkışlarında ve ülkemize dönüşlerinde mağduriyet yaşamamaları adına izleme ve değerlendirmelerinin yapılabilmesi için Valiliğinizce (İl Millî Eğitim Müdürlükleri) gerekli duyuruların yapılması hususunda; bilgilerini ve gereğini rica ederim.'' denilmiştir.