Kılavuzda, Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanı Dr. Metin KIRATLI'nın ''“Bilgi Çağı” olarak da adlandırılan günümüzde, kamu kurum ve kuruluşlarının en önemli ihtiyaçlarından birisi bilgi ve belgeye kolaylıkla ulaşabilen, şeffaf, verimli ve etkin bir kurumsal yapının oluşturulmasıdır. Vatandaş odaklı devlet anlayışı kapsamında bürokrasinin azaltılması, iş ve işlemlerin hızlandırılması amacıyla belge yönetim süreçlerinin iyileştirilmesi önem arz etmektedir.
Bu kapsamda, Başkanlığımız Destek ve Mali Hizmetler Genel Müdürlüğüne bağlı olarak faaliyet yürüten Bilgi ve Belge Yönetimi Daire Başkanlığınca belge yönetim süreçlerinde yaşanan aksaklıkların tespitine ve çözümüne yönelik kamu kurum ve kuruluşlarıyla toplantılar düzenlenmektedir. Tespit edilen aksaklıkların çözümüne yönelik faaliyetler kapsamında ilgili kurum ve kuruluşlar ile çalışmalar yürütülmekte ve belge yönetimi alanında gerekli mevzuat çalışmaları gerçekleştirilmektedir.
Mevzuat çalışmaları kapsamında, Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik değiştirilmiştir. Söz konusu Yönetmelik ile resmî yazışma kapsamında belgenin hazırlanma, imzalanma, iletilme ve saklanma süreçlerinin elektronik ortamda yürütülmesi asli unsur haline getirilmiştir. Sadece ilgili mevzuatı sebebiyle belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gerektiği zorunlu hâller ile doğal afet başta olmak üzere uzun süreyle teknik aksamalara sebep olabilecek olağanüstü durumlarda belgelerin kâğıt ortamında hazırlanabileceği hüküm altına alınmıştır.
Yönetmelik’in ilk hali olarak kabul edilen mülga Başbakanlığın “Resmî Yazışma Kuralları” konulu ve 1994/9 sayılı Genelgesi ile kamu kurum ve kuruluşları arasında “tek tipliliği sağlama”nın amaçlandığı ifade edilmiş ve farklı ihtiyaçlar doğrultusunda 2004 ve 2015 yıllarında Yönetmelik’te gerekli değişiklikler yapılmış, ortak amaç bu Yönetmelik’te de olduğu gibi uygulama birliğini sağlamak olmuştur.
Bu kapsamda, Yönetmelik hükümlerinin detaylandırılması ve uygulama esaslarının daha kapsamlı ifade edilebilmesi amacıyla Yönetmelik’in 36’ncı maddesine istinaden bu Kılavuz hazırlanmıştır.
Yönetmelik ve Kılavuz’un hazırlanmasında emeği geçen çalışma arkadaşlarıma ve değerli görüşleriyle katkıda bulunan idarelerimize teşekkür eder, Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in ve Kılavuzu’nun tüm kurum ve kuruluşlarımıza hayırlı ve faydalı olmasını temenni ederim.'' denilmiştir.
Kılavuza https://www.tccb.gov.tr/assets/dosya/resmiyazisma/dosyalar/kilavuz.pdf linkinden ulaşabilirsiniz.