Resmî Gazete
10 Kasım 2022 PERŞEMBE
Sayı : 32009
YÖNETMELİK
Gençlik ve Spor Bakanlığından:
SPOR KULÜPLERİNİN GENEL KURUL VE YÖNETİM KURULU TOPLANTILARININ ELEKTRONİK ORTAMDA YAPILMASINA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Başlangıç Hükümleri
Amaç
MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı, spor kulüplerinin genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılmasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, Gençlik ve Spor Bakanlığı nezdinde tescilli spor kulüplerini kapsar.
Dayanak
MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik, 22/4/2022 tarihli ve 7405 sayılı Spor Kulüpleri ve Spor Federasyonları Kanununun 7 nci maddesinin üçüncü fıkrasına dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Bakanlık: Gençlik ve Spor Bakanlığını,
b) CISA (Certified Information Systems Auditor): Bilgi Sistemleri Denetim ve Kontrol Birliği (ISACA) tarafından verilen Bilgi Sistemleri Denetçi Sertifikasını,
c) Elektronik ortamda katılma: Spor kulüplerinin genel kurul veya yönetim kurulu toplantılarına elektronik sistem üzerinden katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy kullanmayı,
ç) Elektronik sistem: Spor kulüplerinin genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarına elektronik ortamda katılmayı teminen Bakanlık veya Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketi tarafından sağlanan elektronik platformu veya spor kulüpleri tarafından kurulan ya da destek hizmeti alınan bilişim sistemini,
d) En az iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi: Kullanıcı adı, şifre, kısa mesaj formatında gönderilen tek seferlik şifre, Türkiye Cumhuriyeti kimlik kartı, yabancı kimlik kartı ve parmak izi, yüz tanıma ve benzeri biyometrik kimlik doğrulama yöntemleri ile diğer kimlik doğrulama faktörlerinden en az ikisinin doğrulama zorunluluğunu sağlayan kimlik doğrulama sistemini,
e) Güvenli elektronik imza: 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 4 üncü maddesinde tanımlanan elektronik imzayı,
f) İl müdürlüğü: Gençlik ve spor il müdürlüğünü,
g) Kanun: 22/4/2022 tarihli ve 7405 sayılı Spor Kulüpleri ve Spor Federasyonları Kanununu,
ğ) Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketi: 6/12/2012 tarihli ve 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanununun 81 inci maddesi uyarınca kurulmuş Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketini,
h) Spor kulübü: Bakanlık ve spor federasyonlarının faaliyetlerine katılmak amacıyla Bakanlığa tescilini yaptıran özel hukuk tüzel kişilerini,
ı) Temsilci: Spor kulübü üyesi tüzel kişilerin temsilcilerini,
i) Tüzük: Spor kulübü tüzüğünü,
j) Üye: Spor kulübünün genel kuruluna katılma hakkı bulunan spor kulübü üyeleri ile yönetim kurulu üyelerini ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Genel Esaslar
Elektronik ortamda yapılan toplantıların niteliği ve sonuçları
MADDE 5- (1) İlgili mevzuat ve spor kulüplerinin tüzüklerinde yer alan genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının fiziki ortamda gerçekleştirilmesine yönelik bütün usul ve esaslar, bu Yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak kaydıyla elektronik ortamda yapılan toplantılar için de geçerlidir.
(2) Fiziki ortamda gerçekleştirilen genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının ilgili mevzuata aykırı yapılması durumunda uygulanan yaptırımlar elektronik ortamda yapılan toplantılar için de geçerlidir.
(3) Elektronik ortamda yapılan genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarına elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fiziki katılma ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğurur.
(4) Toplantıya elektronik ortamda katılan üye, elektronik sisteme giriş yapılması aşamasından toplantının sona ermesine kadar geçen süre içerisinde güvenli elektronik imzasının kullanılmasından ve iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi için kullanılan verilerin muhafazasından sorumludur.
(5) Elektronik ortamda gerçekleştirilen toplantılara ilişkin her türlü bilgi, belge ve kayıt spor kulübü tarafından 24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile bu Kanuna dayanılarak yürürlüğe konulan mevzuata uygun olarak işlenir ve muhafaza edilir.
Genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik sistemde yapılabilmesi için gerekli şartlar
MADDE 6- (1) Spor kulüplerinin genel kurul ve yönetim kurulu toplantıları;
a) Spor kulübünün bu amaca özgülenmiş bir internet sitesine sahip olması,
b) Üyenin elektronik ortamda katılmak için istemde bulunması,
c) Elektronik ortam araçlarının etkin katılmaya elverişliliğini ispatlayan teknik bir raporun spor kulübünün merkezinin bulunduğu il müdürlüğüne sunulması ve sunulan bu raporun Bakanlık tarafından uygun görülmesi,
ç) Oy kullananların kimlik bilgilerinin saklanması şartlarının birlikte sağlanması kaydı ve yönetim kurulu kararıyla kısmen veya tamamen elektronik ortamda yapılabilir.
(2) Genel kurulun hangi yöntemle yapılacağı, genel kurul yapılmasına ilişkin alınan yönetim kurulu kararında ve genel kurul ilanında belirtilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Elektronik Ortamda Yapılan Toplantılar
Genel kurula ilişkin bilgi ve belgelere erişim sağlanması
MADDE 7- (1) Spor kulüplerinin elektronik ortamda yapacakları genel kurul toplantılarına ilişkin olarak ilgili mevzuat ve tüzük uyarınca yapılması zorunlu olan çağrılar, genel kurul öncesinde üyelerin incelemesine sunulması zorunlu olan belgeler ve toplantı gündemine ilişkin belgeler, güvenli elektronik imzalı olarak ilgili mevzuatta öngörülen süreler içinde 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uygun bir biçimde elektronik sistemde üyelerin erişimine açılır.
Genel kurula katılma bildirimi
MADDE 8- (1) Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılmak isteyen gerçek kişi üyeler ile temsilcileri aracılığıyla katılmak isteyen tüzel kişi üyeler, bu tercihlerini genel kurul tarihinden beş gün öncesine kadar elektronik sistemde bildirmek zorundadır.
(2) Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılacağını bildiren üye bu tercihini genel kurul tarihinden iki gün öncesine kadar elektronik sistemde geri alabilir. Elektronik ortamda katılma yönündeki bu talebini geriye almayan üyenin kendisi veya temsilcisi genel kurul toplantısına fiziki olarak katılamaz.
(3) Genel kurul toplantısına temsilcinin katılması durumunda temsilcinin kimlik bilgisinin elektronik sisteme kaydedilmesi zorunludur.
(4) Tüzel kişi üyeler adına elektronik sistemde yapılacak bildirimlerin tüzel kişi imza yetkilisince tüzel kişi üye namına kendi adlarına üretilen güvenli elektronik imzayla imzalanması gerekir.
Genel kurula katılma
MADDE 9- (1) Elektronik ortamda yapılacak genel kurul toplantısına katılacak üyeler ve temsilciler tarafından sisteme güvenli elektronik imza veya en az iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi kullanılarak giriş yapılır.
(2) Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım için sisteme giriş, genel kurulun ilan edilen başlama saatinden bir saat öncesinde başlar, genel kurulun başlama saatinden beş dakika öncesine kadar sürer. Katılımcıların sisteme giriş zamanının tespitinde 5070 sayılı Kanunun 3 üncü maddesinin birinci fıkrasının (h) bendinde tanımlanan zaman damgası kullanılır.
(3) Elektronik ortamda toplantıya katılan üyeler ve temsilcilere ilişkin liste toplantı başlamadan önce elektronik sistemden alınır. Bu liste, toplantıda hazır bulunanlar listesinin oluşturulmasında kullanılır.
Genel kurulun açılması
MADDE 10- (1) Genel kurul toplantısı fiziki ve elektronik ortamda aynı anda açılır. Toplantının açılabilmesi için ilgili mevzuatta yer alan şartların yerine getirildiğinin divan heyeti tarafından tespiti zorunludur. Elektronik sistemdeki teknik işlemlerin toplantı anında yerine getirilmesi için divan heyeti tarafından uzman kişiler görevlendirilebilir.
Elektronik ortamda görüş açıklama
MADDE 11- (1) Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılan üye veya temsilci, görüşülmekte olan gündeme ilişkin görüşünü elektronik sistemde yazılı olarak iletir. Üye veya temsilci her bir gündem maddesi için en fazla iki adet görüş iletebilir. Her bir görüş en fazla 1000 karakter olabilir.
Oy kullanma ve süresi
MADDE 12- (1) Genel kurul gündeminde yer alan her bir gündem maddesine ilişkin oylama, divan başkanı tarafından fiziki ve elektronik ortamda katılan üyeler için aynı anda başlatılır.
(2) Genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılanlar, divan heyetinin ilgili gündem maddesine ilişkin oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra oylarını elektronik sistem üzerinden kullanır. Üyeler ve temsilciler oylarını bu bildirimden itibaren iki dakika içerisinde kullanır. Seçimli genel kurullarda ise spor kulübü başkanı ve organlarının seçimlerine elektronik ortamda katılanlar, oylarını tüzükte belirlenen süre içerisinde, tüzükte düzenleme bulunmaması halinde divan heyeti tarafından belirlenen süre içinde kullanabilirler.
(3) Her gündem maddesinin divan heyetinin oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra ayrı ayrı oylanması zorunludur. Üyeler ve temsilciler ilgili gündem maddesine ilişkin olarak verdikleri oyu değiştiremezler. Oylama sonucu, elektronik sistem üzerinden divan heyetine iletilir. Divan heyeti bu sonucu ve varsa elektronik ortamda gönderilen muhalefet şerhini tutanağa işletir.
(4) Gizli oylamalarda kullanılan elektronik oyların gizliliğini koruyacak her türlü tedbir alınır.
Yönetim kurulu toplantıları
MADDE 13- (1) Bu Yönetmelik kapsamındaki toplantılara elektronik ortamda katılmaya imkan tanıyan spor kulüpleri, toplantı çağrılarını elektronik sistem üzerinden de yapabilir.
(2) Yönetim kurulu üyeleri, öncesinde spor kulübüne ayrıca bildirimde bulunmaya gerek olmaksızın, güvenli elektronik imzaları ile giriş yaparak elektronik sistem üzerinden toplantıya katılabilirler. Yönetim kurulu toplantılarına elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fizikî katılmanın bütün hukuki sonuçlarını doğurur.
(3) Yönetim kurulu üyeleri katıldıkları toplantılarda alınan yönetim kurulu kararlarını elektronik sistem üzerinden de imzalayabilirler.
(4) Yönetim kurulu üyelerinden birinin belirli bir konuda yaptığı karar şeklinde yazılmış önerisine üyelerce elektronik sistem üzerinden güvenli elektronik imza ile onay verilebilir. Bunun için söz konusu önerinin elektronik sistemde de erişime açılması şarttır.
(5) Elektronik ortamda alınacak yönetim kurulu kararları, elektronik sistemden alınacak elektronik imzaları gösterir belge ile birlikte fiziksel ortamda tutulan yönetim kurulu karar defterine yapıştırılır. Elektronik ortamda alınan bu kararlar ayrıca tarih ve sıra sayısı ile elektronik ortamda saklanır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Elektronik Sistem
Elektronik sistemin temini
MADDE 14- (1) Spor kulüplerinin genel kurul ve yönetim kurulu toplantıları, Bakanlık veya Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketi tarafından sağlanan elektronik platform veya spor kulüpleri tarafından kurulan ya da destek hizmeti alınan bilişim sistemi üzerinden elektronik ortamda yapılabilir.
Elektronik sistemin uygunluğunun tespiti ve teknik raporun ibrazı
MADDE 15- (1) Elektronik sistemin Kanun ve bu Yönetmelik hükümlerine uygunluğunun tespitine ilişkin olarak ikinci fıkrada belirtilen kurumlardan alınan teknik raporun spor kulübünün merkezinin bulunduğu il müdürlüğüne ibraz edilmesi ve ibraz edilen bu raporun Bakanlık tarafından uygun görülmesi zorunludur.
(2) Elektronik sisteme ilişkin teknik rapor; Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu veya bünyesinde asgari CISA sertifikası bulunan personele sahip ve bu alanda denetim yapmaya yetkilendirilmiş şirketler ile sermaye piyasasında bilgi sistemleri bağımsız denetim yetkisini haiz bağımsız denetim kuruluşlarından alınabilir. Bu raporun üç yılda bir yenilenmesi zorunludur. Bakanlık gerekli gördüğü hallerde bu süreyi kısaltmaya veya uzatmaya yetkilidir.
(3) Teknik raporda, elektronik sistemin asgari olarak;
a) ISO 27001’e uygun bir bilgi güvenliği ve kişisel verilerin korunması altyapısına sahip olduğu,
b) Güvenli elektronik imza oluşturma ve doğrulama araçlarının, 5070 sayılı Kanuna ve ilgili diğer mevzuatta belirlenen standartlara uygun olduğu,
c) 5070 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuatla belirlenen standart ve kriterlere uygun olarak verilerin uzun dönemli arşivlenmesine imkan tanıdığı,
ç) İlgili diğer veri tabanlarına entegrasyonu sağlayacak yeterlikte olduğu,
d) 16 ncı maddede yer alan güvenlik kriterlerini ve teknik özellikleri taşıdığı hususlarının yer alması zorunludur.
Elektronik sistemin güvenlik kriterleri ve teknik özellikleri
MADDE 16- (1) Elektronik sistemin asgari olarak; bu Yönetmelikte belirtilen tüm işlemlerin yapılabilmesini sağlayan tasarım ve kapasiteye, yedekleme ve felaketten kurtarma planlarına, yetkisiz erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine sahip olması zorunludur.
(2) Elektronik sistemin; sisteme güvenli elektronik imza veya en az iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi kullanılarak giriş yapılmasını sağlayacak, toplantı yerinden elektronik ortamda ses ve görüntü aktarımını sağlayacak, mesajlaşma gerçekleştirecek, birden çok güvenli elektronik imzanın seri ve paralel olarak atılabilmesini destekleyecek, sisteme erişim taleplerine mümkün olan en kısa sürede cevap verebilecek, elektronik sisteme yapılacak kayıtların gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini sağlayacak ve bu Yönetmelikte yer alan güvenli elektronik imzayla imzalanacak işlemleri destekleyecek altyapıya sahip olması gerekir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Elektronik sistem üzerinden oluşturulan belgelerin imzalanması
MADDE 17- (1) Elektronik sistem üzerinden oluşturulan belgeler, divan heyetini oluşturan üyeler ve yönetim kurulu üyeleri tarafından güvenli elektronik imza ile de imzalanabilir.
Spor kulüpleri ve destek hizmeti sağlayıcılarının yükümlülükleri
MADDE 18- (1) Spor kulüpleri ve destek hizmeti sağlayıcıları, elektronik sistem üzerinden yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtları ve toplantılara elektronik ortamda katılan üyelerin ve temsilcilerin kimlik bilgilerini, gizlilik, erişilebilirlik ve bütünlüğünü sağlayacak şekilde on yıl süreyle elektronik ortamda saklamak zorundadır.
(2) Üyelerin kendi kusurlarından kaynaklanan sorumluluk hali hariç olmak üzere, elektronik sistemden kaynaklanan nedenlerle üyelerin uğrayacağı zararlardan spor kulübü ve destek hizmeti sağlayıcıları genel hükümlere göre sorumludur.
(3) Spor kulüpleri ve destek hizmeti sağlayıcıları, ilgili mevzuata aykırı olarak kişisel verilerin işlenmesini ve bu verilere erişilmesini önlemek amacıyla gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır.
Bakanlığın düzenleme yetkisi
MADDE 19- (1) Bakanlık, bu Yönetmeliğin uygulanması ile ilgili tereddütleri gidermeye, uygulamayı düzenlemeye ve bu Yönetmeliğin uygulanmasını sağlamak üzere alt düzenleyici işlemleri yapmaya yetkilidir.
Hüküm bulunmayan haller
MADDE 20- (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde, spor kulüplerinin genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarına ilişkin diğer mevzuat hükümleri uygulanır.
Yürürlük
MADDE 21- (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 22- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Gençlik ve Spor Bakanı yürütür.