Proje ve Protokol Takip Sistemi (PPTS) (1 Eylül 2023)

Yenilik ve Eğitim Teknolojileri Genel Müdürü Bakan a. Mustafa CANLI imzalı resmi yazıda ''Bakanlığımız Merkez ve Taşra Teşkilatında yürütülen proje ve protokollerin yönetimi ve takibinin yapılabilmesi için "Proje ve Protokol Takip Sistemi" kurulmuştur. Bu kapsamda İl ve İlçe Millî Eğitim Müdürlüklerinde halihazırda devam eden proje ve protokollerin, Ek-1'de bulunan kullanım kılavuzu dikkate alınarak Ek-2'de bilgileri bulunan İl Millî Eğitim Müdürlüğü Strateji Geliştirme Birimi yöneticileri koordinasyonunda en geç 15.09.2023 tarihine kadar sisteme işlenmesi ayrıca proje ve protokollerin sisteme eklendiğine dair Genel Müdürlüğümüze resmî yazı ile bilgi verilmesi gerekmektedir.

Söz konusu sistem üzerinden sürekli veri takibi yapılacağı için yeni yapılacak proje ve protokollerin herhangi bir gecikmeye mahal vermeden düzenli olarak sisteme işlenmesi ve sistemin güncel tutulması hususunda; bilgilerini ve gereğini rica ederim.'' denilmiştir.

MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI
YENİLİK VE EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

PROJE VE PROTOKOL TAKİP SİSTEMİ KULLANIM KILAVUZU (TAŞRA TEŞKİLATI) 

DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR

• Proje ve Protokol Takip Sistemine sadece yeni ve devam eden proje ve protokoller eklenecektir. Geçmişe yönelik proje ve protokoller şimdilik sisteme girilmeyecektir.

• Projeler kısmına sadece belli bir bütçesi ve fon sağlayıcısı olan Ulusal/Uluslararası projeler eklenecektir.

• Erasmus+ projeleri ve Çalışma Ziyaretleri (Hareketlilik) Ulusal Ajans üzerinden otomatik olarak çekilecek olup ayrıca sisteme girilmeyecektir.

• Proje Detayı sayfasındaki her bir alanın eksiksiz doldurulmasına dikkat edilecektir.

• İlçe kullanıcıları “İl Millî Eğitim Müdürlükleri Strateji Geliştirme Şubesi” yetkilileri tarafından sisteme tanımlanacaktır.

• Sisteme veri girişleri sadece il ve ilçe kullanıcıları tarafından yapılacak olup okul ve kurumlar sisteme veri girişi yapmayacaktır.

• Büyükşehirlerde İl Millî Eğitim Müdürlükleri sadece kendi proje ve protokollerini sisteme girecek olup İlçe Millî Eğitim Müdürlükleri hem ilçe hem de okul ve kurumların proje ve protokollerini sisteme girecektir.

• Büyükşehir olmayan illerde, İl Millî Eğitim Müdürlükleri hem kendi projelerini hem de il merkezindeki okul ve kurumların proje ve protokollerini sisteme girecektir. Aynı şekilde İlçe Millî Eğitim Müdürlükleri de hem kendi hem de okul ve kurumların proje ve protokollerini sisteme girecektir.

• Sistem ile ilgili görüş ve önerilerinizi giriş sayfasındaki menülerin altında bulunan “Görüş ve Öneri Bildir” kısmından iletebilirsiniz.

TAŞRA TEŞKİLATI PROJE EKLEME VE DÜZENLEME REHBERİ

1. Bilgisayarınızda bulunan web tarayıcınızı kullanarak adres çubuğuna mebbis.meb.gov.tr yazınız ve açılan sayfaya giriniz.
2. Açılan sayfada listelenen modüllerden “Proje ve Protokoller”e tıklayınız.
3. Açılan sayfada “Taşra Teşkilatı Projeleri”ne tıklayınız.
4. Açılan sayfada sol yan menüde bulunan “Proje Ekle” butonuna tıklayınız.

5. Proje Ekleme Sayfası

Taşra Teşkilatı Yeni Proje Ekle sayfasında aşağıda 1 numaralı alan ile gösterilen açılır menüden “İl Müdürlüğünüzü” seçiniz. Eğer proje mevcut ile bağlı bir ilçede yapılmışsa 2 ve 3 numaralı açılır menüden ilgili ilçe ve kurumu seçebilirsiniz. Daha sonra 4 numaralı alanda bulunan “Kurum Kodunu Forma Aktar” butonuna tıklayınız. “Kurum Kodu” alanına otomatik olarak kurum kodu eklenecektir. 5 numaralı “Proje Durumu” alanında açılır menüden seçim yapınız. 6 numaralı “Katılım Durumu” alanında açılır menüden seçim yapınız. 7 numaralı kutucuğa “Projenin Adı”nı giriniz. Daha Sonra 8 numaralı açılır menüden “Fon Kaynağı”nı seçiniz. 9 numaralı açılır menüden “Fon Şekli”ni seçiniz. 10 numaralı açılır menüden “Fon Sağlayıcı”sını seçiniz. Eğer 10 numaralı açılır menüde “Diğer” seçeneğini seçtiyseniz yan tarafta bulunan 11 numaralı kutucuğa “Fon Sağlayıcı” ismini giriniz. 12 ve 13 numaralı alanda projenin “Başlangıç ve Bitiş Tarihleri”ni girdikten sonra 14 numaralı “Kaydet ve Proje Detaylarını Girmek için Devam Et” butonuna tıklayarak proje girişini tamamlayınız. 

6. Proje Detayı Sayfası

“Kaydet ve Proje Detaylarını Girmek için Devam Et” butonuna tıkladıktan sonra “Proje Detayı” sayfasında Proje Adı, Proje Künyesi, Proje Ekibi, Proje İrtibat Kişisi, Proje Logosu, Proje Bileşenleri, Raporlar/Dokümanlar, Proje Faaliyetleri, Proje Çıktıları, Proje Ortakları/Paydaşları, Proje Takvimi, Bütçe, Bütçe Bileşen Dağılımı, Ulusal Katkı Payı alanları bulunmaktadır. Her bir alanı düzenlemek ve bilgi girişi yapmak için sağ üst köşede düzenleme butonu bulunmaktadır.

7. Devam Eden Projeler Sayfası

Bu sayfada “Proje Sahibi Kurumu Seçiniz” açılır menüsünden ilgili İl seçilerek devam eden projeler listesine erişilebilmektedir. Listeleme tablosunun her bir satırında bulunan aşağıdaki butonlar ile sırasıyla Proje Özet Raporu ve proje detayı görüntülenebilir ve proje düzenlenebilir. Ayrıca sonda yer alan buton ile ilgili Proje silinebilir.

8. Tamamlanan Projeler Sayfası

Bu sayfada “Proje Sahibi Kurumu Seçiniz” açılır menüsünden ilgili İl seçilerek tamamlanan projeler listesine erişilebilmektedir.

Listeleme tablosunun her bir satırında bulunan aşağıdaki butonlar ile sırasıyla Proje Özet Raporu ve Proje Detayı görüntülenebilir ve proje düzenlenebilir. Ayrıca sonda yer alan buton ile, ilgili proje silinebilir.

TAŞRA TEŞKİLATI PROTOKOL EKLEME VE DÜZENLEME REHBERİ

1. Bilgisayarınızda bulunan web tarayıcınızı kullanarak adres çubuğuna mebbis.meb.gov.tr yazınız ve sayfaya giriniz.
2. Açılan sayfada listelenen modüllerden “Proje ve Protokoller”e tıklayınız.
3. Açılan sayfada “Protokoller”e tıklayınız.
4. Açılan sayfada sol yan menüde bulunan “Protokol Ekle” butonuna tıklayınız.

5. Protokol Ekleme Sayfası

Taşra Teşkilatı Protokol Ekleme sayfasında aşağıda 1 numaralı alan ile gösterilen açılır menüden “İl Müdürlüğünüzü” seçiniz. Eğer Protokol mevcut ile bağlı bir ilçede yapılmışsa 2 ve 3 numaralı açılır menüden ilgili ilçe ve kurumu seçebilirsiniz. Daha sonra 4 numaralı alanda bulunan “Kurum Kodunu Forma Aktar” butonuna tıklayınız. “Kurum Kodu” alanına otomatik olarak kurum kodu eklenecektir. 5 numaralı kutucuğa “Protokol Adı”nı, 6 numaralı kutuya ise “Protokol Amacı”nı yazınız. 7 ve 8 numaralı alanda projenin “Başlangıç ve Bitiş Tarihleri”ni giriniz. 9 numaralı alanda birinci “Taraf”ın isim bilgisi otomatik gelmektedir. “İmzalayan” isimlerini girdikten sonra “Kurum Tipi”ni açılır menüden seçebilirsiniz. “Kurum Tipi”ni “Diğer” olarak seçtiyseniz yandaki kutucuğu doldurmayı unutmayınız. Ayrıca protokolün ikiden fazla kurum arasında imzalanması durumunda “+” butonuna tıklandığında yeni bir bilgi giriş satırı açılacaktır. 10 numaralı kutuya “Protokol Kapsamında Yapılan Çalışmalar”ı giriniz. 11 numaralı alana “Protokol Metninin İmzalı ve Word Hali”ni izin verilen formatlarda ekleyiniz. 12 numaralı alanda “Protokol Türü”nü belirleyiniz. Daha sonra 13 numaralı “Kaydet” butonuna tıklayarak protokol girişini tamamlayınız. 

6. Protokol Listeleme Sayfası

Bu sayfada “Protokol Sahibi Kurumu Seçiniz” açılır menüsünden İl/İlçeMillî Eğitim Müdürlüğü seçilerek protokol listesine erişilebilmektedir.

Listeleme tablosunun her bir satırında bulunan aşağıdaki butonlar ile sırasıyla Protokol Özet Raporunu alabilir, Protokolü düzenleyebilir ve silebilirsiniz.