14 Günlük Fark Maaş İşlemleri İle İlgili KBS Duyurusu konulu (Sıra No: 2023/8)

Muhasebat Genel Müdürü Bakan a. Serkan YÜCEER imzalı resmi yazıda "Bilindiği  üzere,  15/07/2023  tarihli  ve  32249  sayılı  Resmi  Gazete'de  yayımlanan,  7456  sayılı 6/2/2023 Tarihinde Meydana Gelen Depremlerin Yol Açtığı Ekonomik Kayıpların Telafisi İçin Ek Motorlu Taşıtlar  Vergisi  İhdası  İle  Bazı  Kanunlarda  ve  375  Sayılı  Kanun  Hükmünde  Kararnamede  Değişiklik Yapılması Hakkında Kanunun 28 inci Maddesi ile 375 sayılı Kanun Hükmünde Kararnameye eklenen Ek 40  ıncı  maddede  özetle;  aylıklarını  çeşitli  mevzuat  hükümlerine  göre  alan  kamu  personeline  15.965 gösterge rakamının memur aylık katsayısı ile çarpımı sonucu bulunacak tutarda ilave ödeme yapılacağı; söz  konusu  ilave  ödemeye  hak  kazanılmasında  ve  bu  ödemenin  yapılmasında,  personelin  aylık  veya ücretlere ilişkin tabi olduğu hükümlerin uygulanacağı ve bu ödemenin damga vergisi hariç herhangi bir vergi ve sigorta prim kesintisine tabi tutulmayacağı düzenlenmiştir.

Söz konusu düzenleme kapsamında, ilave ödeme için Sistemde Tazminat Kod Bilgileri Referans Tablosunda  "97-İlave  Ödeme  (375 KHK Ek M.40)"  tazminat  kodu  eklenmiş  ve  söz  konusu tazminat kodu merkezden tüm personel için sisteme geçici olarak yüklenmiştir. Buna göre, 14 Günlük Fark Maaş/Ücret  Hesaplama  Ekranında  bulunan  HESAPLA  butonunun  arkasında  ONAYLA  butonu  da  otomatik olarak  çalışmakta  olup  mutemetlerce  HESAPLA  butonuna  basıldığında,  merkezden  geçici  olarak yüklenen "97-İlave Ödeme (375 KHK Ek M.40)"  kodlu ilave ödemeye mutemetlerce nihai hali verilmiş olacak ve ilave ödemenin kişi bazında Sisteme yüklenmesi sağlanmış olacaktır.

Ancak, ilave ödemenin emeklilik, istifa, ücretsiz izne ayrılma vb. nedenlerle hiç ödenmemesi veya kıst olarak ödenmesi gerektiği durumlarda 14 günlük fark maaş/ücret bilgi girişi ekranından ilgili kişinin bilgileri  ekrana  getirilerek Diğer Tazminat  ekranından  "97-İlave Ödeme  (375 KHK Ek M.40)" tazminat kodunun  silinmesi  ve  ilgili  kişinin  kayıtlı  olduğu  harcama  biriminin  14  günlük  fark  maaşının/ücretinin yeniden hesaplatılması gerekmektedir.

Ayrıca,  ilave  ödeme  sadece  Temmuz/2023  maaş  döneminde  14  günlük  farklarla  birlikte ödeneceğinden  ve  14 Günlük Fark Maaş/Ücret menüsünde  kıst  hesaplama  yapılamayacağından,  kıst ödenmesi gerektiği durumlarda manuel olarak hesaplanması ve ÖEB'nin MYS üzerinden düzenlenmesi gerekmektedir.

Bu çerçevede, katsayı artışından kaynaklanan 14 günlük fark maaş hesaplama ve ilave ödeme işlemleri aşağıda yapılan açıklamalar çerçevesinde yürütülecektir.

1. MEMURLAR

1.1. 14 Günlük Fark Maaş Hesaplama İşlemleri

14 günlük fark maaş ile ilave ödemenin hesaplama işlemi;14 Günlük Fark Maaş İşlemleri > Maaş Hesaplama İşlemleri Ekranından aşağıdaki açıklamalara göre yapılacaktır:

Bilindiği üzere, katsayı artışından kaynaklanan 14 Günlük Fark Maaş Hesaplaması; 01 Temmuz 2023  -  14  Temmuz  2023  maaş  döneminde  maaşı  eski  katsayı  üzerinden  hesaplanan  personel  için yapılmaktadır.  Bu  nedenle,  01.07.2023  tarihinden  sonra  işe  başlayan  ve  Temmuz-2023  dönemi  tam maaşı ile birlikte (varsa) 01-14 Temmuz 2023 dönemi kıst maaşı yeni katsayı üzerinden hesaplanarak ödenen personele 14 günlük fark maaşı hesaplaması yapılmaması gerekmektedir.

Ancak,  15.06.2023  -  14.07.2023  maaş  döneminde  maaşı  eski  katsayı  üzerinden  hesaplanan kamu personelinden, çeşitli nedenlerle (nakil vb.) "Fark Maaş Bilgi Girişi Formunda" kaydı bulunmayan ve  bilgileri  aktarılmamış  olanların,  bu  forma  bilgilerinin  aktarılması  işlemi  14  Günlük  Maaş  İşlemleri menüsünde bulunan  "MAAŞ FARK TABLOSUNA AKTARMA" Ekranında, Personel No alanına ilgilinin personel  numarası  yazılarak  sırasıyla  SORGULA  ve  AKTAR  butonuna  tıklanarak  ilgili  personelin  14 Günlük Fark Maaş Bilgi Girişi formuna aktarımı yapılacaktır.

Katsayı  artışından  kaynaklanan  14  günlük  fark  maaş  ödemesi  yapılması  gerektiği  halde  KBS Fark Maaş Bilgi Girişi Formunda kaydı bulunmayan personel için ise; KBS-FARK MAAŞ TABLOSUNA AKTARMA Formunda Personel No  alanına  ilgilinin  personel  numarası  yazılarak SORGULA  butonuna tıklanacak ve daha sonra da AKTAR butonuna tıklanmak suretiyle ilgili personelin 14 Günlük Fark Maaş Bilgi Girişi formuna aktarımının yapılması sağlanacaktır.

14  Günlük  fark  maaşlar  ile  ilave  ödeme,  14  Günlük  Fark  Maaş  İşlemleri  >  Maaş  Hesaplama İşlemleri> 14 Günlük Maaş Hesaplama butonu ile hesaplatılacaktır.

1.2. Haziran Ayı Maaşları Ödendikten Sonra Harcama Biriminin Maaş Ödemesini Yapan Bankasının Değiştirilmiş Olması (Temmuz Ayı Maaşlarının Yeni Banka Şubesince Ödenmiş Olması)

Harcama  biriminin  banka  şubesi  değişikliği  nedeniyle  Temmuz  ayı  maaşları  yeni  banka şubesince  ödenmiş  olması  durumunda,  personelin  14  günlük  fark  bilgi  girişinde  önceden  kayıtlı  olan banka  şubesi  değişikliği/güncelleme  işlemi  harcama  birimlerince  KBS-  14  Günlük  Maaş  İşlemleri menüsünde bulunan "14 Günlük Fark Tablosuna Banka IBAN Bilgileri Aktar" formundan yapılacaktır.

1.3. Birleştirilmiş Harcama Birimlerinde (Örnek; okullar) 14 Günlük Fark Maaş Modülünde Münferit Hesaplama Yapılabilmesine Rağmen Münferit Ödeme Emri Belgesi Oluşturulamaması

Ayrıca,  birleştirilmiş  harcama  birimlerinde;  ilgili  harcama  birimi  için  kurumsal  hesaplama yapıldıktan  sonra  herhangi  bir  nedenle  personele  münferit  olarak  maaş  hesaplanması  ve  ödenmesi gerektiğinde;  14 Günlük Fark Maaş Hesaplama Ekranından  hesaplama  işlemi  yapılacak  olup,  ödeme emri belgesi MYS üzerinden manuel oluşturularak, muhasebe birimine gönderilecektir.

1.4. Diğer Tazminat Bilgi Girişi Formundan "27-Fark Tazminatı" ve "29-Devir ve Özelleştirme Fark Tazminatı" Koduyla Giriş Yapılan Personelin 14 Günlük Fark Maaşları 

Özelleştirme nedeniyle başka kamu kurum ve kuruluşlarından gelen ve sistemde Diğer Tazminat Bilgi Girişi Formunda Tazminat kodu "27- Özelleştirme Fark Tazminatı" veya "29- Devir ve Özelleştirme Fark Tazminatı" girilen personele fark maaş hesaplaması yapılmamaktadır.

Ancak,  bu  kodlar  hatalı  olarak  girilmiş  veya  kurumda  çalışan  emsali  personelinin  maaşıyla karşılaştırılmak suretiyle  (fark tazminatı hesabında 4046 sayılı Kanunun 22 nci maddesinin beşinci ve altıncı fıkralarında sayılan ödemeler dikkate alınmalıdır) fark tazminatı ödenmesi gerekiyorsa; 14 Günlük Fark  Maaş  Bilgi  Girişi  Formunda  Diğer  Tazminat  Bilgi  Girişi  Tablosundan  27-  Özelleştirme  Fark Tazminatı  ya  da  29-  Devir  ve  Özelleştirme  Fark  Tazminatı  kodunun  silinip,  14  günlük  fark  maaş hesaplamasının yeniden yapılması gerekmektedir.

1.5. 14 Günlük Fark Maaş BES Kesintilerinin Gönderilmesi

5510 sayılı Kanuna tabi olup, 14 günlük fark maaşlarından BES kesintisi yapılanlara ilişkin "BES kesinti Listeleri" merkezden 18.07.2023 tarihi itibarıyla her gün elektronik ortamda Emeklilik Gözetim Merkezi A.Ş. ye aktarılacaktır.

Bu kapsamda;

1- Genel Bütçeli Kamu İdareleri için KEÖS' den nakit talep edilen harcama birimlerine ait listeler o günün akşamında,

2- KEÖS  kapsamı  dışındaki  kamu  idareleri  için  ise  (Özel  Bütçeli  İdareler),  muhasebe  kayıt formunda onay işlemi yapılan harcama birimlerine ait listeler o günün akşamında, merkezden Emeklilik Gözetim Merkezi A.Ş. ye aktarılacaktır.

Ayrıca,  BES  kesinti  tutarlarının  herhangi  bir  gecikmeye  sebebiyet  vermeden,  mevzuatta belirlenen en geç ödeme gününü takip eden iş günü emeklilik  şirket/şirketlerinin hesabına aktarılması mecburiyeti nedeniyle; 14 günlük fark maaş ödemesi yapıldıktan sonra muhasebe birimlerince aynı gün BES gönderme kayıtlarına ilişkin muhasebe kayıtlarının yapılması ve BES kesinti tutarlarının emeklilik şirket/şirketlerinin hesabına aktarılması gerekmektedir.

2. KADRO KARŞILIĞI SÖZLEŞMELİ PERSONEL

Kadro  karşılığı  sözleşmeli  personele  ödenmesi  gereken  14  günlük fark maaş  ile  ilave  ödeme, Sistemde Ücret Bilgi Girişi>Ücret Hesaplama Ekranından hesaplama türü "14 Günlük Maaş Farkı" seçilerek birlikte hesaplatılacaktır. Her iki ödeme de tek bir Banka Listesi, Bordro İcmal ve Ödeme Emri Belgesi içerisinde oluşturulacaktır.

3. 4/B SÖZLEŞMELİ PERSONEL

4/B Sözleşmeli Personel Modülündeki 14 günlük fark ve ilave ödeme İşlemleri Sistemde Ücret Bilgi Girişi>Ücret Hesaplama Ekranından  hesaplama türü  "14 Günlük Katsayı Farkı"  seçilerek  14 günlük fark ücret ile ilave ödeme birlikte hesaplatılacaktır. Her iki ödeme de tek bir Banka Listesi, Bordro İcmal ve Ödeme Emri Belgesi içerisinde oluşturulacaktır.

Bilindiği üzere, katsayı artışından kaynaklanan 14 Günlük Fark Maaş Hesaplaması; 01 Temmuz 2023 - 14 Temmuz 2023 maaş döneminde maaşı eski katsayı ve sözleşme ücreti üzerinden hesaplanan personel için  yapılmaktadır. Bu nedenle, 15.06.2023 tarihinden  sonra işe başlayan  ve Temmuz/2023 dönemi  tam  maaşı  ile  birlikte  (varsa)  kıst  maaş  alan  personele  14  günlük  fark  maaşı  hesaplaması yapılmaması gerekmektedir.

Ayrıca, 14 günlük fark hesaplaması  yapılmadan önce fark listelerinin  kontrol edilmesi  ve  varsa naklen  giden/naklen  gelen  personel  için  aşağıda  belirtildiği  şekilde  güncellemelerin  yapılması gerekmektedir.

3.1-  4B  Modülünde  14  günlük  fark  listelerinin  kontrolü,  güncelleme  ve  fark  listesine  personel ekleme/çıkarma  ve  banka  bilgileri  girişleri  4B Sözleşmeli Personel İşlemleri > 14 Günlük Ücret İşlemleri > 14 Günlük Ücret Bilgi Ekranından yapılacaktır. Sistem bu ekranda listelenen personel için hesaplama yapacaktır.

3.2- Başka  bir  kurumda  14  günlük  fark  ekranında  ayrılma  durum  kodlarından  birinde  olan personeli fark listesine eklemek için, 14 Günlük Ücret Bilgi Ekranında "  işleminin yapılması ve Nakil Al" yine  aynı  ekrandan  banka  bilgileri  girilip  durum  kodu  "51- Çalışan"  olarak  güncellenmesi gerekmektedir. 

3.3- 14  günlük  hesaplamaya  dahil  edilmeyecek  personeli fark  listesinden  çıkarmak  için  ise  14 Günlük Ücret Bilgi Ekranında kişiyi görüntüledikten sonra durum değişikliği yapılarak  (yeni kurumunda fark yapılacak ise naklen giden) yaparak "kaydet" yapılacaktır. 

Tüm bu işlemler hesaplama işleminden önce ve 14 Günlük Ücret Bilgi Ekranından yapılacaktır.

Her  ay  ücret  ödemeleri  için  kullanılmakta  olan  "Ücret Bilgi Giriş Ekranı'nda  herhangi  bir  işlem yapılmayacaktır.

Gerekli  hallerde  ilave  ödeme  hesaplamasındaki  personelin  hesaplamadan  çıkarılması  için Referans Tanımlama Ekranları> İlave Ücret Kişi Bilgi Güncelleme Ekranından  kişi  sorgulama yapılarak  İşlem  Kodu  işten ayrılma  durum  kodlarından  kişinin  durumuna  uygun  koda  alınacak, hesaplamaya  dahil  edilmesi  için  ise  işe başlama  durum  kodlarından  kişinin  durumuna  uygun  koda alınacaktır. Ücret bilgi girişi ekranında herhangi bir işlem yapılmayacaktır.

4.- 14 GÜNLÜK FARK MAAŞ HESAPLAMALARINA İLİŞKİN BANKA LİSTELERİNİN İLGİLİ BANKALARA GÖNDERİLMESİ

14 günlük fark maaş ve ilave ödemeye ilişkin banka listelerinin ilgili banka şubelerine merkezden elektronik ortamda aktarılmasına yönelik çalışmaların henüz tamamlanmamış olması nedeniyle harcama birimleri tarafından önceden  olduğu gibi disket, cd, e-posta vb.  yöntemlerle ilgili banka şubelerine ulaştırılması gerekmektedir.

Bilgilerini ve 14 günlük fark maaş  ödemesi ile ilave ödemenin yapılmasında aksama yaşanmaması bakımından harcama birimleri ile muhasebe birimlerince gereken tedbirlerin alınması hususunda gereğini önemle arz/rica ederim." denilmiştir.